Нервы на пределе, день еще с утра обещал быть неудачным и ко всему прочему Вы получаете письмо от начальника или клиента, которое Вас, мягко говоря, расстраивает. Как же быть в такой ситуации? Ведь можно ненароком нагрубить из-за своего плохого настроения, а это повлечет проблемы гораздо большие, чем обычное письмо. Как же ответить на него, сохранив свою профессиональную репутацию и вежливо указать на разногласия? Как совладать с негативными эмоциями и грамотно разрулить рабочий конфликт?
1. Пишите от первого лица
Старайтесь не прибегать к обвинительному тону, когда Вы выражаете свое несогласие. Пишите от первого лица. Объясните свою позицию и подробно распишите возможные пути решения проблемы либо достижения компромисса. Лучше фокусироваться не на самой проблеме, а на способах ее решения. Чем дольше Вы будете думать о проблеме, тем больше будете злиться, а поиск путей ее решения поможет отвлечься от злобы.
2. Опишите правду
Боитесь участи гонца древних времен, которому отрубали голову за плохие новости? Не знаете, с чего начать, когда нужно сообщить плохую новость? Не стоит придумывать какие-либо отговорки или оправдания, переходите сразу к делу. Донесите свою позицию честно, открыто и понятно. Суть заключается в том, чтобы выложить Ваше видение ситуации и чувства по поводу нее.
3. Задайте себе вопрос, чего Вы хотите
Прежде чем составлять ответ на расстроившее Вас письмо, спросите себя, какую цель Вы преследуете. Вряд ли Ваша цель будет нагрубить или оскорбить отправителя. После того, как Вы обозначите для себя цель, Вам будет легче подобрать правильные аргументы и интонацию. Если все же не удается освободиться от эмоций, то начните с них. Возьмите отдельный лист бумаги и распишите на нем все, что Вы чувствуете или же свои мысли. Можно написать какой у Вас плохой начальник или же, как Вы устали работать. Этот лист никто не увидит.Освободившись от сильных переживаний, Вы сможете сосредоточиться на цели письма.
4. Отправляйте письмо утром
Когда Вас обуревают сильные эмоции очень важно дать себе остыть. Гневное или оскорбляющее письмо только усложнит ситуацию. Отложите ненадолго письмо, сделайте себе кофе, отвлекитесь на что-нибудь. Потом перечитайте свой ответ несколько раз, но не спешите отправлять. Вернитесь к нему утром, со свежей головой. Не зря есть пословица: «Утро вечера мудренее»
5. Взгляните на ситуацию со стороны
Попробуйте рассмотреть конфликт со стороны оппонента. Только не стоит кидаться в крайности и представлять, как он, к примеру, радуется возникновению проблемы или, что для решения проблемы что-то делаете только Вы, а он валяет дурака. Ваша задача атаковать проблему, а не человека. Если Вы настроены отстаивать свою позицию, то стоит избегать крайностей. Не используйте пассивно-агрессивный, извинительный или оскорбительный тон.
6. Составьте черновик письма в отдельном документе
Еще одно небольшое препятствие не позволит поспешно отправить неудачный ответ. Закройте браузер, пишите черновик не на почтовом сервисе, а в другой программе, например, в Word или Pages. Избегайте фраз, о которых Вы пожалели бы через день после отправки или если бы сказали их человеку лично. После этого настоящий ответ писать будет легче. Во-первых, вы переключитесь с эмоций на цель письма. А во-вторых, у Вас будет черновой вариант ответа, который можно подкорректировать и сразу отправлять, а не писать с чистого листа.
7. Если ничего не помогает, дайте себе еще немного времени
Если дело не идет, не заставляйте писать быстрый ответ. Лучше подождать день-два, чем потом жалеть о содеянном. Не забывайте, что Вы просто могли не так увидеть интонацию письма. Попросите друга, которому доверяете или члена семьи прочитать сначала письмо, а потом черновик и спросите у них, получилось ли верно передать свои чувства и цели
Были ли у Вас ситуации на работе, когда эмоции такие сильные, что не могли написать письмо?
